sexta-feira, 17 de junho de 2011

Como trabalhar fora da bagunça



Esta mesa que está na foto não é propriamente a minha. Mas a minha está uma vergonha, e quem me conhece sabe que estou falando a verdade. Sempre tive dificuldades em manter minha mesa arrumada, e sou adepta da frase que diz mais ou menos assim: “Quem tem mesa arrumadinha não trabalha”. 
Bom, mas de qualquer forma, todo final do dia só saio do meu trabalho depois de deixar tudo em ordem.

Como imagino que muitas pessoas também passam pela mesma dificuldade que eu, achei umas dicas legais na internet que podem ajudar, e muito, na organização de sua mesa de trabalho. São informações importantes que podem, inclusive, otimizar suas tarefas e aumentar sua produtividade, além de permitir que você trabalhe melhor. Aí vão elas:

1. O primeiro passo é separar todo o material da seguinte maneira:
  • entrada: material novo e ainda não visto ou não consultado
  • material necessário para o trabalho no dia a dia: manuais, calendário e porta-canetas vão nessa categoria
  • arquivo morto: documentos e objetos que precisam ser guardados, mas já foram utilizados para um trabalho terminado
  • arquivo de referência: documentos e objetos necessários para consulta esporádica
  • arquivo corrente: todos os documentos e objetos necessários para um trabalho que está sendo desenvolvido
  • lixo: tudo o que não vai mais ser usado (e aqui não dá para ter a mentalidade de "um dia eu posso vir a precisar")
  • leitura: é útil separar um espaço para material que o profissional pretende ler, mas ainda não teve tempo
2. Com essas categorias em mente, faça pilhas de todas as coisas da mesa e de dentro das gavetas 

3. Jogue fora o que não será mais utilizado e reserve espaço para cada tipo de arquivo 

4. Posicione os arquivos em seus devidos lugares 

A partir dessa arrumação básica, é preciso comprometer-se a dar encaminhamento para todos os documentos no momento em que forem vistos ou lidos. Esse tratamento pode ser:
  • resolver no mesmo minuto, se for algo simples e rápido
  • agendar, se for algo que o profissional não poderá resolver naquele momento. "É preciso usar a agenda, anotar tudo lá, usá-la como uma ferramenta, uma aliada", comenta.
  • arquivar, se for algo do qual se precisará no futuro
  • descartar
  • devolver ao remetente ou encaminhar, se for algo que não é da alçada do profissional
Outras dicas para organização do ambiente de trabalho:
  • Tenha uma agenda sempre à mão e anote tudo nela - compromissos pessoais e profissionais
  • Limpe a caixa de e-mails e crie pastas classificadas por assuntos
  • Tente agrupar compromissos externos em horários próximos
  • Se estiver fora do escritório, consulte sua lista de lembretes e veja se não é possível resolver outra tarefa
  • Dedique 15 minutos do fim do dia para organizar o dia seguinte
Dicas dadas, mãos à obra para a arrumação! 


3 comentários:

  1. Oi Priscila gostei dessas dicas adoro ler suas materias no jornal também, tenho um blog não muito arrumado mas se quiser visitar é esse: www.blogdajut.blogspot.com

    Beijos, Julia Toller

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  2. Oi Julia!
    Obrigada pelo carinho! Adorei seu blog e suas dicas tbm! Já tõ seguindo!
    Bjão e sucesso pra vc!

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  3. Obrigada, também vou seguir, viu e obrigada seu blog também, para você também tudo de bom !!! Beijos.

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